PTAが本格始動する前にできること

新年度4月から、子供の小学校のPTA会長を務めるわけですがー

通常であればこの3月は、各種引き継ぎ、会議の見学・挨拶などを行なっている時期。しかし今年は、新型コロナの影響ですべて中止。

新年度に向けて、物心両面の準備をすべき時期に、そのきっかけがない。この状態では、待っていても始まらない。新年度スムーズに動き出せるように、今何ができるかを考えて、行動しています。これが正しいかどうかはわかりません。しかし、誰かに何かのヒントとなれば幸いです。

 

経験談から心得を学ぶ

今年1月のブログ記事 『PTA会長に内定した私が、真っ先にしたこと』 こちらをFacebookにあげたところ、多くの反響をいただきました。

寄せられたコメントには、「私もPTA会長経験者です」「PTA会長2年やってます」といった、経験者からの助言も含まれていました。

私は、PTA役員は初めての経験で、右も左も分からない世界。経験者の話を直接聞きたいと感じました。
高校時代の後輩、仕事関係の人など、「PTA会長」という共通点のもと、ランチをいただきながら“生の声”を聞かせてもらいました。

美味しそうなランチの写真ばかりですみません・・・

おかげで、岐阜だけにとどまらず、各地のPTA話を聞くことができました。活動や進め方だけでなく、気持ちの面で非常に参考になりました。

トラブルが起きた時、こう対処した・こんな失敗をした・仕事との両立法などー

実際に会長職を経験してきた人だからこその、リアルな気持ち。惜しみなく伝えていただけました。
地域によって、学校によって、メンバーによって、さまざまなケースがありますが、PTA会長としての心構えのようなものを感じ取りました。

 

タスクを明確にする

3月の初旬に現PTA会長とお会いして、引き継ぎを受けました。2月に引き継ぎ資料はもらっていたのですが、ほぼちんぷんかんぷん。研修の名称、会議の名称など「これは何ですか?」というレベルからわからない。

引き継ぎの前に、聞きたいことを書き出しておきました。聞き漏れのないようにするためです。質問事項を書いておけば、話が飛んだ時でも戻って来れます。

引き継ぎ終了後、やることがバラバラとあるなぁと感じました。やるべきことが点在している。これを一旦整理しないと、何をするのか見えて来ない。そこで、私個人の「タスク覚書」を作成しました。

PTAタスク表

案件別に、誰に・何をしないといけないか、書き出しました。書き出してみると、教頭先生に確認することが多いことがわかりました。学校におけるPTA担当が教頭先生です。

まず教頭先生に確認を取らないと、タスク表の「?」が消えない。

ーということで、教頭先生に「お時間いただけませんか」と申し出ました。快諾いただいたので、強風の中、自転車こいで学校へ。

しかもヒョウ柄で(笑)

校長先生とご挨拶。その後、教頭先生・会計担当の先生とあれこれ話しました。私が理解をするためです。
タスク表をもとに、ひとつずつ疑問を解消していったので、私の頭もスッキリ。

帰宅後、タスク表の「?」を消して、やるべきことが明確になってきました。

 

チームで共有する

現会長と話をして、タスク表を作り、先生とも打ち合わせをしたことで、私自身は頭が整理されスッキリ。

しかし、PTA本部は5人で運営していきます。私のほかに、副会長2名、書記・会計各1名がいます。それぞれ、2月に前任者から引き継ぎを受けています。しかし、その時間は40分足らず。ざっと業務の説明を受ける程度でした。

その場では、具体的に今後何をしていくのかピンと来ず、「何がわからないかも、わからない」といった状態でした。

冒頭に書いた通り各種会議が中止になったことで、本部役員同士 顔を合わせる機会がありませんでした。

PTAタスク表

私だけは見通しが立ってスッキリしたけれど、他のみんなはどうだろう?

「何かやらなきゃいけないのだろうけど、何をすればいいのかな。」

漠然とした焦りや不安を抱えているのではないだろうか。
少し前の私がそうでした。

このタスク表を、全員で共有しようと思い立ちました。自分のタスクを明確にするために作った表ですが、本部役員みんなも知っておくと見通しが立って、安心するんじゃないか。

本部役員に声をかけたところ、「やることがわかるのは有り難い」「何をしたら良いか不安だったので、ぜひ共有してほしい」と、うれしい反応が返ってきました。

本部役員5人だけで集まるのは、これが初めて。まずはお互いを知ることからスタートしました。

うちの学校では、本部役員に各委員会委員長をプラスした、実行委員会という組織もあります。そこは人数も多くなります。
実行委員全員と丁寧に心を通わせるのはなかなか難しいかも知れませんが、本部役員5人だけは結束していたい。本部役員は信頼しあえる「チーム」でいたい。

そこで活用したのが、受講中のファシリテーション講座で習得した、こちらの自己紹介法。

PTA自己紹介

ひとりずつ、この項目に沿って自己紹介してもらいます。

氏名・役職、仕事・勤務形態

氏名、役職のほか、どんな仕事をしているのかお互いを知る。連絡の取りやすさ、対外行事への出席しやすさ、得意な業務など、その人の仕事内容・勤務形態からわかることがあります。

役員をする上で不安、心配なこと

それぞれが抱えている不安を、みんなでシェアしようと。私からは「仕事の方に影響が出ないか不安」「子供の夕飯・お風呂・寝る時間がどうなるか不安」と告白しました。他の人の不安を聞いていると、自分だけじゃないんだ・みんな不安なんだ、という気持ちになります。

どんな本部チームなら、前向きに取り組めそう?

前述したように、本部役員はチームと捉えたい。じゃあ、どんなチームなら「一緒にやろう」という気持ちになる?
この質問に対するみなさんの答えを聞いて、率直に「うれしいな」と感じました。こんなチームにしたい、というイメージを共有できたのではないかと。

 

事前にできる資料作り

自己紹介の後、タスク表に記載したことを1つずつ、本部役員に向けて説明していきました。その中で意見やアイディアも出てきて、みなさん「自分ごと」として捉えてくれているんだなと感じました。共有する場を設けて、本当に良かった。

共有以降、タスクに沿って各種資料作成に取り組みました。

前年まではなかった、「年間行事出席予定表」を作成。昨年の実績をもとに、PTAに関する校内の行事や、対外的な研修など(会長は出番が多すぎるため、ここには書かない)役員が出席を求められる行事予定を一覧にしました。日程が未定でも「この辺りにこんな出席行事がある」ことは明記しました。

PTA年間行事出席予定表

本部役員だけでなく、実行委員にも配布する予定です。
「あらかじめ知らされていた予定」には、柔軟に対応できます。スケジュールにも書き込め、調整する時間も生まれます。

こうして、事前にお知らせすることで「つもり」をしておいてもらい、行事や研修への出席率が上がればいいなと、淡い期待をしております。

 

ほかにも、課題としてあがっている「学級役員決め」についての対策。

役員のなり手が少ないことが問題になっています。これは、保護者一人一人にきちんと伝わっていないことが要因の1つにある気がしています。
私の経験上、各委員会の活動内容や、役員になるメリット・デメリット等が、うわさ程度にしか伝わっていない。

周りのママから「〜らしいよ」とか、「〜と言ってたよ」などと聞いて、(へぇ…そんなに大変なんだ)と感じてきました。

これらを明確に伝えることで、少しでも「やってみようかな」と思う人が出てきたら。そんな思いで作りました。各委員会の活動内容を紹介する資料です。

PTA各種委員会活動内容の紹介

PTA各種委員会活動内容の紹介

あくまでも伝えることに徹し、押し付け感のないように留意。「こんな方にオススメ」と記載することで、タイプ別に選んでもらいやすいかなと考えました。

 

チームが動き出した!

ほかにも作成した資料はいくつかあって、その都度 本部役員チームで検討しています。(毎回集まれないので、LINEグループにてやり取り)
そこでも建設的な意見が出てくるようになり、一人では気づかなかった部分を見直すことができています。

「私は会議等に出る機会が少ないから、できることをやるので言ってね」と、申し出てくれた本部役員も。(こう言ってくれると、お願いしやすい!)

別件で、先生の異動発表があった日、こんなことがありました。
本部役員の会計さんから「会計担当の先生が異動されるそうで、その前に話を聞きに、学校行って来ます」と、LINEが。
その先生が異動されることを知らなかった私は驚きましたが、会計さんの行動にジーンとしました。自ら「必要」と感じて、動いている。この頼もしさ。こないだまでは戸惑いの表情が多かったのに。

頼り合っていこう、と改めて思えた瞬間でした。

千日紅

 

まだまだ、本格始動は4月からです。始まったら、山あり谷ありかも知れません。タスク表なんて、忙しくて作っている暇がなくなるかも知れません。

それでも、乗りかかった船です。イヤイヤ取り組むより、プラスに捉えたい。そう思っています。


私がPTAの話し合いに活かしているのは、ファシリテーションという進行の技術。こちらのファシリテーション講座で学んでいます。単発参加も可能ですので、ぜひどうぞ。(3月30日の講座は、新型コロナ感染予防のため、オンライン開催となりました)

ベクトルデザインについて

和性 真澄
和性 真澄わしょう ますみ
VECTOR DeSIGN代表 デザインコンサルタント

丁寧なヒアリングにより、人の魅力や商品のPRポイントを引き出し、伝わるデザインに表す。
事業者の想いを代弁した、心に刺さるキャッチコピーの考案も好評。
19年間のメーカー販促経験を生かし、現場第一かつマーケティング重視のデザイン・発信を提唱している。
全国でビジネスセミナー講師を務める(採用パワポ/女性起業/名刺セミナー等)

<公的機関でのアドバイザー実績>
■エキスパートバンク登録専門家(岐阜県商工会連合会)
■エキスパートバンク登録専門家(岐阜商工会議所)
■ミラサポ登録専門家(中小企業庁委託事業)
■ビジネスコーディネーター(2018年度関市ビジネスサポートセンター)
■販促デザイン専門家(大垣市ワンストップ経営相談会)
■経営支援員・経営指導専門家(大垣商工会議所)